Como lleva siendo habitual en los últimos años, el periodo de presentación de la famosa Declaración de la Renta provoca un auténtico colapso en la página web de la Agencia Tributaria. El aluvión de solicitudes de borrador realizadas desde primera hora hace que la página habilitada por el organismo registre problemas de conexión hasta última hora de la tarde.
A día de hoy, el ritmo de presentación de declaraciones casi duplica las contabilizadas el año anterior a estas alturas del plazo oficial. Y si realizar esta declaración suele traer de cabeza a más de uno, en el caso de tener que reflejar en ella los gastos e ingresos derivados de los viajes y desplazamientos de trabajo, la cosa se complica aún más.
Por este motivo, hoy queremos aprovechar nuestra especialización en el desarrollo y comercialización de software de control de gastos para contarte cuáles de esos costes pueden deducirse en el ámbito del IRPF.
Gastos de viajes y desplazamientos deducibles del IRPF para empresas
El impuesto sobre la renta de las personas físicas (IRPF) considera rendimientos de trabajo tanto los salarios percibidos durante el año fiscal como aquellas remuneraciones que hayan tenido lugar en concepto de representación, dietas y viajes.
¿Quiere esto decir que deben declararse todas las remuneraciones que se derivan de un viaje o desplazamiento de trabajo y que ninguna es deducible? No exactamente, sigue leyendo y te vamos a explicar a continuación:
Gastos de representación
Este tipo de ingresos deben constar siempre en la Declaración de la Renta al considerarse un tipo de remuneración más que pasa a unirse con los rendimientos del trabajo (salario). Estos gastos incluyen actividades como reuniones con clientes, almuerzos de negocios y eventos de networking.
Es importante documentar adecuadamente estos gastos para respaldar su deducción en la declaración de impuestos.
Gastos de locomoción, manutención y estancia
- Locomoción: Costes de transporte desde y hacia el destino del viaje.
- Manutención: Gastos relacionados con alimentación y dieta durante el viaje.
- Estancia: Costos de alojamiento durante el tiempo fuera del lugar habitual de trabajo o residencia.
Las remuneraciones recibidas para hacer frente a estos gastos no están sujetas a la retención del IRPF, siempre que se consideren una compensación al trabajador por desplazarse fuera del municipio de su lugar de trabajo o del que constituya su lugar de residencia habitual para realizar su trabajo.
También cada vez que las cantidades recibidas se encuentren dentro de los límites reglamentarios, ya que superados esos límites, tendrán que declararse tanto si se trata de gastos locomoción como si se trata de gastos de estancia y manutención.
¿Cuáles son los requisitos para que un gasto de viaje sea deducible del IRPF?
Para que un gasto de viaje sea deducible del IRPF para una empresa, debe cumplir con ciertos requisitos:
Necesidad del viaje
Es fundamental que el viaje sea necesario para el desarrollo del trabajo. Esto implica que el desplazamiento debe tener una relación directa con las funciones laborales del contribuyente. Los viajes realizados por motivos personales no son deducibles en el IRPF.
Documentación adecuada
Para respaldar la deducción de los gastos de viaje en la declaración de impuestos, es imprescindible conservar y presentar la documentación adecuada. Esto incluye facturas, tickets de transporte, recibos de alojamiento y cualquier otro documento que demuestre los gastos realizados durante el viaje. La falta de documentación puede resultar en la negación de la deducción por parte de las autoridades fiscales.
Control y gestión de gastos
Mantener un registro detallado de los gastos de viaje es fundamental para asegurar una correcta declaración en el IRPF. En este sentido, contar con herramientas de control y gestión de gastos puede facilitar enormemente el proceso. Estas herramientas permiten a los contribuyentes llevar un seguimiento preciso de sus gastos, categorizarlos adecuadamente y generar informes que simplifican la declaración de impuestos.
¿Cómo reflejar los gastos de viaje o desplazamiento de trabajo de manera más rápida y sin errores?
Reflejar los gastos de viaje de manera rápida y precisa puede ser un desafío. Para facilitar este proceso podemos contar con herramientas especializadas de automatización de registros y asesoramiento profesional.
Una herramienta de gestión de gastos permite la automatización del registro de gastos. Una estrategia efectiva para agilizar el proceso. Este tipo de herramienta puede integrarse con sistemas de contabilidad y ofrecer funciones avanzadas, como la captura automática de recibos y la generación de informes personalizados.
En casos complejos o en los que exista cierta incertidumbre sobre la deducibilidad de determinados gastos, buscar el asesoramiento de un profesional en materia fiscal puede ser una opción recomendable. Un asesor fiscal puede proporcionar orientación experta y ayudar a maximizar las deducciones fiscales de manera legal y efectiva.
Simplifica la declaración de los gastos de viaje con ZTravel
Recopilar qué gastos derivados de un viaje de trabajo cotizan en el sistema tributario y están dentro de los límites máximos reglamentarios puede convertirse en una tarea muy compleja salvo que tu compañía disponga de una aplicación como ZTravel, la mejor forma de optimizar este proceso de clasificación y compilación de datos, facturas, tickets y demás documentos que rodean la realización de los viajes de empresa.
Una gestión rápida y eficaz de estos gastos de viajes de empresas como la que permite ZTravel de Zucchetti, facilitará no solo la confección de la Declaración de la Renta de los empleados al encontrarse todos los gastos digitalizados, sino que contribuirá a sacar el máximo provecho de las ventajas fiscales aplicables; lo que resultará positivo tanto para la empresa como para el trabajador.
