Uno de los retos de las empresas es asegurar el control de las operaciones en los viajes de negocios. Para ello, las Smart Cards se han convertido en una de las formas más eficaces de hacer un seguimiento de todas las transacciones y establecer los límites deseados.
Las Smart Cards pueden utilizarse como medios de pago en viajes de negocio, lo que permite que el personal no tenga que utilizar efectivo, que sería mucho más difícil de gestionar. De este modo, la empresa toma precauciones para evitar el fraude y facilite un pago ágil, rápido y seguro a su personal.
En este post te explicaremos qué es una Smart Card y qué beneficios puede suponer implementarlas en tu empresa.
¿Qué son las Smart Cards?
Las tarjetas inteligentes son tarjetas de pago con un microchip incorporado que permiten procesar pagos de manera segura, o como identificación.
Su capacidad de cifrado y almacenamiento de datos en las operaciones permiten que se pueda llevar a cabo un control de la trazabilidad de las transacciones que se han realizado con ellas. Además, se pueden establecer límites de pago, por lo que se utilizan mucho en el contexto de los viajes corporativos.
¿Cómo funcionan las Smart Cards en los viajes de negocios?
La empresa activa y programa estas tarjetas inteligentes, las asigna a una persona empleada y establece un presupuesto para que sólo puedan utilizarse hasta un determinado límite. También controla las operaciones para supervisar los pagos y evitar que se carguen a la empresa gastos que no se ajustan a la política de viajes corporativos.
Cada persona de la empresa que realiza un viaje de negocios necesita disponer de una cierta cantidad de dinero, según la política de viajes corporativos. De esta forma, puede hacer frente a sus gastos de alojamiento, manutención, transporte o gastos de representación.
En ocasiones, esta tarjeta puede utilizarse también para identificación en eventos y oficinas, o para acceder de forma segura a determinados sistemas informáticos. Por su parte, la tarjeta genera unos reportes con las transacciones que se han llevado a cabo con ella, por lo que la empresa puede controlar la trazabilidad de los gastos de viaje y asegurar el cumplimiento de las políticas corporativas.
Ventajas de las Smart Cards para las empresas
Las Smart Cards suponen una serie de beneficios a la hora de gestionar los pagos durante los viajes corporativos, así como otros gastos empresariales.
Se trata de una forma de simplificar el proceso, prevenir el fraude y tener la posibilidad de establecer un presupuesto máximo, lo que te permite a su vez controlar los costes según los límites marcados por la empresa.
Veamos algunos de los beneficios de las tarjetas de gastos empresariales:
Gestión eficiente de los gastos de viaje
Las tarjetas inteligentes permiten llevar un registro automático de todas las transacciones en tiempo real. Esto te permite visualizar en tu software de gestión de viajes todos los gastos que se están produciendo, y cuánto queda para alcanzar el límite. Por otra parte, puedes asignar fondos para cada persona, recibir las facturas directamente en la aplicación y pasarlas directamente a contabilidad.
Control y seguimiento de los gastos corporativo
Las Smart Cards permiten categorizar los gastos de forma directa y hacer un seguimiento de las operaciones. Además, son de gran utilidad para supervisar las transacciones que se realizan y evitar posibles sorpresas. Puedes establecer límites de gastos, sistemas de alarma, reportes automáticos de gastos y monitorización en tiempo real.
Mayor seguridad y prevención de fraudes
Durante los gastos de viaje, si se utilizara efectivo sería mucho más difícil detectar el fraude. Las tarjetas inteligentes permiten llevar un registro automático y en tiempo real de todas las transacciones, y éstas se pueden visualizar directamente en el software de gestión de viajes. Esto permite prevenir que se produzcan gastos indebidos.
Simplificación de la administración de viajes
La gestión de viajes puede ser un proceso complejo en el que intervienen múltiples personas y departamentos. Hay que almacenar las facturas y tickets de las operaciones, enviar dichos gastos a contabilidad, aplicar los reembolsos necesarios en las nóminas… Si tuvieras que hacer estas operaciones de forma manual, sería enormemente largo y complejo. Además, sería más fácil cometer errores.
La administración de viajes es mucho más sencilla cuando trabajas con un software que se integra con el sistema de gestión contable y el sistema de nómina, lo que te permite traspasar los datos directamente, sin tener que anotarlos de manera manual.
¿Cómo un software de gestión de viajes de negocios puede ayudar a optimizar el uso de las smart cards?
El software de gestión de viajes de negocio es la herramienta central de supervisión y control de los gastos de viaje. Te permite planificar los viajes de negocios, monitorizar las operaciones y obtener informes automáticos que te ayuden en la toma de decisiones.
Éstas son las áreas principales en las que un software de gestión de viajes corporativos puede ayudar a tu empresa.
Integración entre las Smart Cards y plataformas de gestión
Las Smart Cards están integradas con tu plataforma de gestión. Esto quiere decir que las operaciones que se realizan se registran automáticamente en el software de gestión de viajes.
Así, por ejemplo, si tú entregas una tarjeta inteligente a una persona de tu empresa, y ésta realiza una serie de gastos durante el viaje (transporte, comida, etc.), las operaciones quedarán reflejadas directamente en el software en tiempo real. Además, la persona empleada podrá subir una foto de la factura o ticket a la aplicación, y el software extrae los datos y los envía a contabilidad.
Automatización del seguimiento de gastos y reembolsos
Por otra parte, el software de gestión de viajes de negocios permite automatizar el proceso de seguimiento de los gastos. Esto, anteriormente, era un proceso complejo, en el que había que almacenar facturas y tickets en papel, o había que esperar a que terminara el viaje para que la persona entregara los documentos. Ahora el proceso es automático y en tiempo real.
Además, si la persona realiza gastos de viaje con su propia tarjeta bancaria, y se requiere un reembolso, el software de gestión de viajes te permitirá supervisar la operación, aprobarla o rechazarla según se ajuste o no a la política de viajes corporativos, emitir el reembolso y aplicarlo directamente en la nómina.
Facilidades para la planificación y control de los viajes corporativos
Debemos tener en cuenta que un software de gestión de viajes es mucho más que un software de control de gastos. Hablamos de una herramienta que te permite planificar todos los procesos vinculados a los viajes corporativos.
Esto significa que puedes planificar cada viaje, establecer las rutas más óptimas o elegir medios de transporte, asignar seguros de viaje o actividades de ocio para proporcionar dichos beneficios a tu personal, de acuerdo a tu política interna. Además, puedes controlar todo el proceso con los responsables que deben supervisar cada operación.
Desde Zucchetti Spain te invitamos a conocer ZTravel, el software de gestión de viajes y gastos corporativos con el que podrás incorporar las Smart Cards a tus desplazamientos para reducir la carga administrativa en tu empresa.
