Las facturas impagadas suelen ser el quebradero de cabeza de muchas empresas y asesorías. Aunque existe una factura por la venta de un producto o servicio, la empresa no ha recibido una contraprestación equivalente al valor. Esto implica que las cuentas del banco no cuadrarán con la facturación de la empresa, además del perjuicio que supone para la compañía haber facturado y realizado una venta, pero sin cobrarla hasta el momento.
Sin duda, reclamar facturas impagadas puede ser un proceso largo y tedioso, entre llamadas telefónicas y correos electrónicos, acuerdos y desacuerdos con el cliente y, en definitiva, una situación que puede hacer perder tiempo a la empresa y a la asesoría o despacho si ofrece ese servicio.
Hay que tener en cuenta que el problema no siempre es que no se ha pagado un producto o servicio. Las discrepancias pueden ser de muchos tipos, como que se haya pagado menos de lo debido, de manera que hay que tener en cuenta una amplia casuística en la que la productividad de la asesoría tiene todas las de perder. Si ya conoces las ventajas de la transformación digital para asesorías, veamos ahora por qué es importante aplicar la automatización también a la reclamación de las facturas impagadas de forma más eficiente.
¿Cómo gestionar las facturas impagadas?
El cobro de facturas impagadas es un asunto complejo, donde es enormemente fácil que la empresa no tenga constancia de que dicha factura no se ha pagado. Es un asunto que corresponde al área de contabilidad, y esta área muchas veces está en manos de la asesoría o gestoría.
Pasos para reclamar facturas impagadas
Para reclamar una factura impagada, hay que seguir un procedimiento para comprobar primero todas las facturas que no se han pagado, o que no se han pagado en el importe que corresponde. Esto supone ya de por sí un trabajo importante en función del número de impagos que haya una empresa. Los despachos o gestorías deberán comprobar en los extractos bancarios cuáles son las discrepancias con la facturación, corroborarlo con el cliente y, si se ha dado una situación de impago, reclamar el pago.
Por otra parte, contactar por correo electrónico o teléfono suele ser el primer paso para tratar de solucionar el impago, en ocasiones acordando una nueva fecha de vencimiento. Si esto no genera resultados, seguirá una petición formal en el Juzgado de Primera Instancia en caso de que no se atiendan a los requerimientos de pago.
Hay que tener en cuenta que el plazo para reclamar facturas impagadas es de 5 años cuando se trata de una empresa o autónomo; 4 años si se trata de una administración y 3 años si hablamos de un particular. Es muy importante tener en cuenta que si se intenta reclamar facturas después de dichos plazos, ya habrá prescrito, por lo que no procede la reclamación.
¿Es un proceso eficiente?
Claramente, la reclamación de las facturas que no se han pagado, cuando se realiza de forma manual, no es un proceso eficiente. El problema no es solamente tener que contactar con los clientes morosos y hacer una comunicación fehaciente, donde se deje constancia de la reclamación de la factura. El problema en muchas empresas es la necesidad de comprobar las situaciones de impago, ya que requiere hacer un análisis detallado de todos los extractos bancarios y comprobar que se ajuste realmente a las facturas enviadas.
Por lo general, una asesoría de por sí ya está lo suficientemente ocupada en tareas de gestión fiscal, legal y laboral. Es posible que incluso hayas automatizado ya algunos procesos, como el cálculo de los salarios con un software de nóminas
¿Cómo automatizar el reclamo de facturas impagadas?
Lo ideal para la gestión de la morosidad en las empresas y la reclamación de facturas siempre será la automatización del proceso. ¿Cómo automatizar el reclamo de facturas? Sin duda a través de un software de gestión de despachos, que permita tener el control sobre la morosidad y un procedimiento sencillo y rápido para reclamar las facturas que no se han pagado.
Lo primero es que el software nos indicará de antemano qué facturas se han pagado y cuáles no, ya que existe integración bancaria. Esto ahorra el trabajo de tener que comprobar manualmente qué facturas se han pagado, si se ha hecho correctamente y qué facturas no se han pagado todavía, habiendo expirado la fecha de vencimiento. Después, de una forma intuitiva y sencilla, se puede automatizar el reclamo de la factura para que las personas del área de contabilidad puedan estar enfocados en otras tareas, sin tener que contactar directamente con decenas de personas que puede que no hayan pagado.
En la gestión de un despacho o asesoría, esto es todavía mucho más difícil, porque tendrás que reclamar las facturas impagadas de decenas de clientes, lo que aumenta enormemente el trabajo. Generalmente una asesoría puede tener una amplia casuística de empresas cuyas necesidades requiere solucionar, desde la gestión laboral hasta la contabilidad avanzada. Lo ideal es tener una herramienta integral que cubra todas las necesidades. Con una solución de software de contabilidad avanzada tu asesoría podrá incluso gestionar las facturas impagadas a un nivel más complejo, con soluciones para la contabilidad fiscal, gestión estratégica y contabilidad de costes.
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Con las soluciones de software de gestión de despachos de Zucchetti Spain, tu asesoría puede gestionar y automatizar todo el proceso de reclamación de facturas de forma intuitiva y rápida. Esto permite a tus asesores poder enfocarse en otras tareas que no sean tan rutinarias y repetitivas, de manera que puedan mejor su productividad.
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