Seguramente hayas oído hablar del registro de entrada y salida con huella digital, uno de los posibles sistemas de control de fichajes que se ha implementado en muchas empresas.
La obligación de cumplir con el registro horario de acuerdo con el Real Decreto Ley 8/2029 implica que las empresas deben controlar las horas trabajadas por el personal y distinguir entre las horas ordinarias y extraordinarias. Se trata no sólo de una obligación normativa, sino también de un aspecto crucial para evaluar la asistencia y rendimiento del personal de tu empresa.
El registro con huella digital es una de las posibilidades de hacerlo, pero plantea diversos problemas como vamos a ver. A lo largo de este post nos gustaría incidir en uno de los tipos de sistemas para el registro de jornada laboral más polémicos y que, de hecho, desde el pasado 23 de noviembre de 2023 ha dejado de ser legal.
¿Qué es el registro con huella digital?
El registro de huella digital para fichar en el trabajo es un sistema de control de asistencia y horario que utiliza la biometría de huella dactilar para identificar y registrar la entrada y salida de las personas de la empresa.
Se trata de un sistema sofisticado que utiliza la tecnología avanzada para facilitar el acceso y el registro de la jornada laboral del personal. Esto permite a las empresas que los datos vayan a un software donde quedan registradas las horas de entrada y salida de las personas de la plantilla.
Cómo funciona un sistema de registro de entrada y salida con huella digital
El sistema de registro de asistencia con huella digital va ligado al control de accesos a partir de la lectura de las huellas digitales. Para ello, se instalan unos dispositivos de escaneo de la huella dactilar, que permiten capturar la imagen de la huella, compararla con las huellas almacenadas para la verificación de la identidad y registrar la hora de entrada y salida, gracias a lo cual se pueden calcular las horas de trabajo. Se trata de un proceso ligado al control de accesos en muchas empresas.
Los sistemas de reconocimiento de la huella digital permiten que las personas puedan fichar con apenas un gesto del dedo, o situarse frente a un escáner o cámara, lo que supone que no se requieren otros elementos de identificación, como las tarjetas de empresa, para el fichaje o el control de accesos.
No obstante, debes tener en cuenta que desde el pasado 23 de noviembre de 2023 la Agencia Española de Protección de Datos ha prohibido que las empresas obliguen a fichar a las personas de la plantilla mediante el uso de la huella dactilar o reconocimiento facial. Además, se está impulsando un cambio legislativo para que el futuro registro de la jornada laboral se lleve a cabo únicamente mediante sistemas de registro digital.
Ventajas de usar un sistema de registro de asistencia con huella
Independientemente de la idoneidad y legalidad del sistema de registro de la entrada y salida al trabajo con huella digital, este sistema hasta ahora suponía ciertas ventajas para muchas organizaciones, como vamos a ver a continuación.
Seguridad y exactitud en la autenticación de las personas empleadas
Al fichar con la huella dactilar, solamente la persona trabajadora podrá registrar una entrada o salida del trabajo, ya que nadie más dispone de su huella digital para poder realizar dicho acceso. Esto permite prevenir el fraude y asegurar con precisión la identificación de las personas que han accedido al trabajo, a diferencia de los sistemas de control de fichajes con papel, que son fácilmente manipulables.
Reducción del fraude y mejora en la gestión del tiempo
El simple gesto de colocar el dedo en un escáner te permite registrar la entrada y salida del trabajo, lo que resulta muy ágil y cómodo para que no tengas que perder el tiempo en fichar de forma manual. Esto también ayuda a reducir el fraude, como hemos dicho, ya que la empresa tiene registradas las huellas dactilares de las personas trabajadoras y el registro de la entrada y salida sólo podrá llevarse a cabo mediante ese sistema.
Facilidad en la integración con otros sistemas de gestión
Usar la huella digital para el registro de jornada permite una fácil integración con el software de gestión integral de Recursos Humanos y otras herramientas de gestión, como el sistema de nómina. Esto permite que se pueda calcular automáticamente las horas extraordinarias realizadas por las personas trabajadoras y aplicarse en la nómina según el tiempo que hayan trabajado. Además, facilita la analítica de Recursos Humanos al recabar datos que permiten determinar el tiempo trabajo por el personal.
Pese a todas las ventajas del registro de entrada y salida con huella digital, cabe mencionar también algunos de los principales inconvenientes. Uno de ellos, como se ha dicho, es el uso de los datos personales biométricos del personal, que de acuerdo con la Agencia Española de Protección de Datos no está obligado a facilitarlos a la empresa.
Por otra parte, cabe mencionar la complejidad de gestionar el teletrabajo cuando el registro de jornada depende de que la persona de la empresa acuda físicamente a la oficina para escanear su huella digital.
Aunque este tipo de sistemas de control de fichajes son tecnológicamente muy avanzados, las empresas actualmente necesitan soluciones para fichar en el trabajo que les proporcione respuestas a la complejidad que supone la gestión del teletrabajo y el trabajo híbrido, así como también al respeto y cuidado que merecen los datos personales de las personas trabajadoras y el cumplimiento normativo.
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