El registro horario del trabajo es una de las obligaciones legales que las empresas con trabajadores deben cumplir. Para ello existen diferentes fórmulas que pueden ayudar a cumplir con la obligación de registrar las horas de entrada y salida de los trabajadores, así como las horas ordinarias y extraordinarias trabajadas.
En este post queremos explicarte la normativa del registro de jornada laboral para los trabajadores, así como la herramienta más eficaz para el registro efectivo de las horas trabajadas.
Normativa de registro horario para trabajadores
La normativa del registro horario de trabajadores se recoge en el Real Decreto Ley 8/2019, de 8 de marzo, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo. Esta norma implica la obligación legal de todas las empresas y autónomos con trabajadores, independientemente de su sector, categoría profesional o jornada laboral, de gestionar y guardar un registro horario de la jornada de los empleados.
Este registro de horas de trabajo debe incluir una relación de las horas de entrada y salida de los trabajadores, así como detallar las horas ordinarias y extraordinarias que se han realizado. El registro debe ser de carácter mensual y debe guardarse durante un plazo de 4 años, y debe ser accesible tanto para los empleados como para los sindicatos y las inspecciones de trabajo y seguridad social.
¿Es obligatorio llevar un registro horario?
Sí, de acuerdo con el artículo 34, en su apartado 9, de la Ley del Registro Horario, la empresa “garantizará el registro horario de jornada”, por lo que todas las empresas que tengan trabajadores a su cargo deben llevar éste registro horario obligatorio y conservarlo durante un plazo de cuatro años. Incumplir con la Ley del Registro Horario supone una infracción laboral, lo que puede ser objeto de sanciones si se descubre por parte de la inspección de trabajo.
Registro de hora de inicio y de fin de la jornada, así como las pausas
La jornada de trabajo implica registrar la hora de entrada y salida del trabajo, así como también las pausas. Cuando los empleados salen de su puesto de trabajo para comer o descansar, este tiempo no computa como parte de la jornada laboral, por lo que deben quedar registradas las pausas.
Utilizar un método de registro efectivo
Existen diferentes métodos para el registro de la jornada laboral. Los procedimientos manuales como apuntar en una hoja de Excel la hora de entrada y salida conllevan numerosos riesgos y problemas, ya que no se puede corroborar el tiempo real que el trabajador ha destinado a su trabajo y es fácil cometer fraude. Por otra parte, se hace muy complejo registrar las pausas en una misma jornada laboral.
Por otra parte, los sistemas de control de fichajes tradicionales, que requieren la presencia del empleado en el puesto de trabajo, plantean un problema a la hora de gestionar el registro horario del teletrabajo. Obliga a utilizar dos sistemas para el registro de jornada, uno para los empleados que teletrabajan y otro para los que entran y salen físicamente de la oficina. Utilizar un sistema válido de control de presencia en el teletrabajo es esencial para tu estrategia de control del registro horario y medición de la productividad.
Las empresas necesitan un método de registro que sea efectivo, no sólo para cumplir con la normativa laboral, sino también para poder llevar un control de la productividad adecuado. Afortunadamente hay herramientas tecnológicas que permiten hacer un registro efectivo de la jornada laboral, sin posibilidad de fraude o error.
Tecnología y registro horario de jornada
Las nuevas tecnologías facilitan el cumplimiento de la normativa del registro horario de jornada. Existen herramientas de control de presencia digital que permiten llevar un control integral del registro de jornada, tanto de los trabajadores que acuden a la oficina como de los que trabajan en remoto.
Las soluciones de control de accesos con tecnología biométrica permiten asegurar la identidad del trabajador, de manera que a través de tecnologías de reconocimiento de la huella dactilar o a través de sistemas de doble autenticación, solamente se puede reconocer el acceso al sistema informático cuando lo ha llevado a cabo directamente el empleado, sin que exista así posibilidad de fraude.
El sistema de control de horas trabajadas a través de un software de control horario de trabajadores permite llevar una gestión efectiva de las horas de entrada y salida, así como de las pausas, por lo que no es preciso que el empleado esté trabajando desde la oficina para poder llevar un registro eficaz.
Software para registro de jornada, ¿vale la pena?
En vista de que el proceso de llevar el control horario de los empleados es muy complejo utilizando métodos manuales, las empresas han empezado a utilizar software para registro de jornada. ¿Es necesario utilizar este tipo de herramientas para cumplir con la normativa del registro horario?
Lo cierto es que aunque las nuevas tecnologías ofrecen numerosas aplicaciones que permiten llevar un registro de jornada, es importante utilizar únicamente herramientas que se integren en una estrategia global de gestión de los Recursos Humanos. Porque es vital para tu negocio que los datos del registro de las horas trabajadas no se alojen de forma aislada en un programa y que puedan utilizarse también para otras funciones administrativas. Un software de gestión del personal de la empresa no debe limitarse a controlar las horas trabajadas, sino también la productividad, la gestión de los costes laborales, la formación y los incentivos.
Por el mismo motivo, si en tu empresa hay empleados que teletrabajan, ya no puedes seguir utilizando los sistemas de control de presencia tradicionales, ya que necesitas una solución global que te permita integrar la información del registro de jornada y la productividad del empleado en una sola herramienta.
En esta línea, la mejor opción es utilizar un software de gestión integral de Recursos Humanos que incluya las funcionalidades de control de presencia digital y registro horario. Todos los datos de registro de jornada quedan almacenados en esta herramienta y se pueden utilizar en la estrategia de People Analytics para potenciar tu inteligencia de negocio.
La solución de Zucchetti HR, de Zucchetti Spain, es el software de gestión integral de Recursos Humanos que tu empresa necesita para cumplir con la normativa del registro horario obligatorio. Además incluye todas las funcionalidades que necesita tu empresa para hacer una gestión eficaz de los Recursos Humanos y potenciar el éxito de tu negocio.
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