La normativa de facturación electrónica obliga a las empresas a adaptarse. Las empresas tienen la obligación de implementar los requisitos de las facturas que marca la nueva reglamentación de facturación para evitar ser objeto de sanciones.
En este post te mostraremos qué es el reglamento de factura electrónica, qué obligaciones tienen las empresas y cuáles son sus desafíos para el futuro.
¿Qué es el reglamento de facturación electrónica?
Se trata de un nuevo marco normativo que obliga a las empresas a cumplir una serie de requisitos para facturar. El uso de la factura electrónica ha ido evolucionando a lo largo del tiempo en la legislación.
En la Ley 25/2013, las empresas sólo tenían obligación de emitir facturas electrónicas a las administraciones públicas en determinados casos. Posteriormente, en junio de 2023 se aprobó el Real Decreto para el desarrollo de la Ley Crea y Crece, que obliga a empresas y autónomos a emitir facturas electrónicas obligatorias en sus relaciones comerciales B2B.
Tras la aprobación del Nuevo Reglamento de Facturación en diciembre de 2023, las grandes empresas han tenido que adaptarse ya a la nueva obligación de facturación electrónica de forma generalizada, y las pequeñas empresas o con un nivel de facturación inferior a 6 millones de euros tendrán que hacerlo antes de julio de 2025.
Las facturas deben estar en condiciones de garantizar la integridad, accesibilidad, conservación, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad, para lo cual es imprescindible que el software de facturación que utilices un registro de eventos que recoja de manera automática todas las operaciones realizadas, así como incluir un hash y el código Veri*factu en las facturas.
En esta línea, es de gran trascendencia entender la importancia de la factura electrónica conforme a las nuevas reglas y disponer de una herramienta que permite generarla de la manera en que exige la legislación.
¿Por qué es importante cumplir con el reglamento de factura electrónica?
Hay varias razones por las que es esencial cumplir con las obligaciones del nuevo reglamento de facturación. Además del cumplimiento normativo y la transparencia, se trata de un aspecto determinante para la transformación digital de las empresas, que así podrán ser más eficientes y competitivas en el futuro.
- Evitar ser objeto de sanciones tributarias: las empresa que cumplan con los requisitos del reglamento de facturación podrán evitar las sanciones derivadas de su incumplimiento.
- Proteger la reputación fiscal de la empresa con clientes y proveedores: a medida que se está produciendo un cambio en la cultura empresarial, orientado a lo digital, si quieres que tu empresa pueda dar una buena imagen es vital asegurarse de que se pueden generar facturas legales.
- Dotar de transparencia al proceso de facturación: el proceso de facturación de las empresas puede aprovechar las nuevas tecnologías, que incluyen un hash en las facturas electrónicas, para proporcionar información al cliente sobre su transacción y generar así una mayor transparencia
¿Cuáles son los principales retos para las empresas al implementar el reglamento de factura electrónica?
No todas las empresas están adaptadas a las grandes transformaciones que implica el nuevo reglamento de facturación. Los retos de este profundo cambio pueden expresarse en tres áreas fundamentales: la adaptación de las empresas a las nuevas tecnologías, la capacitación de la plantilla y el cumplimiento de los plazos.
Adaptación tecnológica
Uno de los desafíos que tienen las empresas es implementar las soluciones tecnológicas necesarias para generar y almacenar las facturas de forma electrónica, y en los términos que exige la legislación, de modo que el software conecte directamente con la Agencia Tributaria.
Capacitación del personal
Otro de los aspectos clave que deben trabajar las empresas es la capacitación de su personal para el uso de las nuevas herramientas de software. Hay que desarrollar una cultura corporativa orientada a la eficiencia y que tengan en cuenta que la digitalización debe estar presente en todas las estrategias y enfoques a la hora de desarrollar las tareas de los distintos departamentos.
Cumplimiento de plazos y normativas
El cumplimiento de los plazos en lo que respecta a la obligación de emitir factura electrónica y proporcionar los datos de facturación a la Agencia Tributaria es otro de los desafíos clave que deben tener en cuenta todas las pequeñas y medianas empresas.
Desde el 1 de julio de 2025, todas las empresas con una facturación inferior a los 6 millones de euros deberán comunicar su facturación a la Agencia Tributaria en los términos que establece el nuevo reglamento, para lo cual será imprescindible trabajar con un software homologado.
Beneficios de una correcta implementación del reglamento de factura electrónica
Implementar los cambios del Nuevo Reglamento de Facturación permite a las empresas ser más eficientes y evitar errores en los procesos de facturación. Por otra parte, ayudará a aumentar la transparencia y potenciar la transformación digital de las organizaciones, que tendrán que automatizar numerosos procesos administrativos.
Veamos algunos de los beneficios directos de la nueva normativa de facturación.
Reducción de errores administrativos
La facturación electrónica tiene un papel clave para ayudar a las empresas a sistematizar y automatizar el proceso de facturación, de manera que se puedan reducir o eliminar los errores humanos derivados de los cálculos manuales.
Mayor control y trazabilidad de las operaciones
El uso de la facturación electrónica a través de un software empresarial permite tener un control preciso sobre todas las operaciones que realizas, desde las altas a las anulaciones de facturas, y te quedaría un registro de datos de todas las operaciones realizadas.
Ahorro de tiempo y recursos
Sin duda, una de las grandes ventajas de implementar correctamente la obligación de la factura electrónica en las empresas es el ahorro de tiempo y papel. Las empresas ya no necesitarán imprimir y almacenar los documentos de las facturas en papel, con el importante ahorro que esto pueda suponer.
Por otra parte, hay que tener en cuenta que la gestión online de facturas facilita numerosos procesos en las empresas, como la elaboración de análisis de ventas e informes, o la comunicación interna con las áreas de almacén y contabilidad. Desde esta perspectiva, muchos departamentos de Contabilidad, así como asesorías y gestorías, están utilizando un software de gestión fiscal para llevar el control de las facturas y automatizar los procesos.
Cumplimiento normativo asegurado
Debes tener en cuenta que el proceso de facturación implica gestionar datos sensibles al manejar las facturas electrónicas. Esto, por una parte, te obliga a cumplir con la normativa de protección de datos, pero también hay que tener en cuenta que se trata de un activo valioso para las empresas, que puede utilizarse para su planificación y análisis.
En esta línea, trabajar con un software de gestión empresarial avanzado te permitirá asegurar que los datos de tus clientes y proveedores están protegidos, y por otro, contarás con las herramientas imprescindibles para extraer el máximo valor de estos a la hora de mejorar la toma de decisiones en tu empresa.
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