El registro de la jornada laboral es uno de los aspectos de los que más se ha hablado en los últimos años debido a la Ley del Registro Horario. Muchas empresas no disponían hasta ese momento de ningún sistema de fichaje que permitiese calcular las horas trabajadas. Otras trabajan con sistemas obsoletos que no facilitan la medición del tiempo de trabajo de las personas que trabajan fuera de la oficina.
Sea cual fuere la situación en la que se encontrara tu empresa, no todas se han adaptado correctamente a la Ley del Registro de la Jornada Laboral. En este post te mostraremos las diferentes formas de hacerlo y cómo puedes aplicar una medición eficaz.
¿En qué consiste el registro de la jornada laboral?
El registro de la jornada laboral consiste en la anotación sistemática de las horas de entrada y salida del trabajo por parte de las personas de la plantilla. Este sistema tiene también en cuenta los descansos y almuerzo del personal, de manera que queda registrada la cantidad de tiempo que las personas han trabajado.
El registro de fichajes en las empresas es una obligación legal, recogida en el Real Decreto Ley 8/2019, que obliga a todas las empresas, autónomos y entidades sin personalidad jurídica que cuenten con personas empleadas a llevar un registro de las horas trabajadas por el personal, de manera que se puedan contabilizar las horas extraordinarias.
¿Cuál es el sistema de registro de jornada laboral más adecuado para mi empresa?
Las empresas, organizaciones y autónomos con personas contratadas tienen la obligación de aplicar el control o registro de la jornada laboral. Pero existen diferentes fórmulas para aplicar la legislación, y no todas ofrecen las mismas ventajas y facilidades. Especialmente si tenemos en cuenta que muchas personas hoy día teletrabajan. El registro de la jornada se puede llevar a cabo de manera presencial o virtual.
Presencial
El registro de la jornada de forma presencial obliga a que las personas contratadas firmen de manera física en un documento o hagan el registro de entrada y salida del trabajo. En muchas ocasiones, se trata simplemente de una hoja de formas situada en la puerta de la oficina, y en otras, se utilizan métodos más tecnológicamente avanzados, con herramientas de control de acceso o fichaje mediante tarjetas.
Virtual
Los métodos virtuales para el registro de la jornada laboral permiten realizar el fichaje o registro de la entrada y salida de los trabajadores de manera virtual. Esto puede ser a través de un software en la nube, una aplicación móvil o del propio ordenador de la empresa con el que la persona se conecta para trabajar.
Este tipo de sistema es más óptimo para la centralización del registro horario del trabajo de las personas que hacen trabajo híbrido o trabajan en remoto.
¿Qué trabajadores están obligados a registrar la jornada laboral?
Todas las personas trabajadoras, independientemente de su categoría o grupo profesional, o el sector en el que trabajen, deben llevar a cabo el registro de la jornada laboral. Esto es aplicable tanto a las empresas de gran tamaño como PYMEs o autónomos con personal contratado. Todas deben tener un sistema de fichaje obligatorio, sea utilizando medios tradicionales o tecnológicos.
¿Cuánto tiempo hay que conservar el registro de la jornada laboral?
Las empresas están obligadas a conservar el registro de jornada laboral durante un plazo de 4 años, de manera que pueda acceder la Inspección de Trabajo, las propias personas trabajadoras o sus representantes legales.
Esto es lo que indica la normativa, pero es importante que las empresas conserven de forma permanente los datos del registro de jornada a través de un software de gestión de Recursos Humanos, ya que se trata del historial de registro de jornada de la empresa y puede utilizarse en el análisis de datos de Recursos Humanos para potenciar la estrategia y resultados de la organización.
¿Cómo funciona el registro de jornada laboral en el teletrabajo?
Las personas que teletrabajan o realizan trabajo híbrido (parte de su jornada se realiza en remoto) también tienen la obligación de registrar la jornada. Esto ha sido uno de los retos de muchas empresas cuando se empezó a poner en marcha la posibilidad de que las personas teletrabajen.
El control horario del teletrabajo es complejo. Muchas empresas no están preparadas para unificar el registro de horas trabajadas de las personas que trabajan en remoto y las personas que trabajan en la oficina. Tampoco se dispone siempre de soluciones que faciliten el trabajo híbrido. De ahí la importancia de utilizar soluciones para fichar en el teletrabajo que te permitan gestionar la complejidad de las plantillas híbridas.
¿Por qué es importante realizar el registro de la jornada laboral?
El registro de la jornada laboral permite llevar a cabo tanto el cumplimiento normativo de la Ley del Registro Horario como también hacer una medición eficaz de las horas extra trabajadas para mejorar la gestión interna de la organización.
Se trata de una herramienta que aporta información útil para la analítica de Recursos Humanos, lo que facilita la toma de decisiones. Conocer cuántas horas trabajan las personas contratadas a diario permite evaluar si es necesario contratar más personal, si el personal está cumpliendo con lo estipulado en el contrato o si los costes derivados de las horas extra están dando resultados.
Desde Zucchetti Spain queremos invitarte a utilizar un programa de control horario que te permita medir las horas trabajadas, tanto de las personas que trabajan en la oficina como de quien trabaja en remoto. Asegura un registro centralizado y virtual en el que las personas trabajadoras puedan fichar de manera sencilla y evitando cualquier tipo de fraude, al mismo tiempo que cumples con la normativa.
