Las nuevas tecnologías han dado lugar a nuevas formas de trabajo. Hoy día podemos estar fácilmente interconectados a través de herramientas digitales, por lo que muchas empresas están utilizándolas de manera habitual y sistemática para mejorar su productividad y gestión operativa.
En este post te vamos a mostrar qué es el Smart Working? y cuáles son las principales ventajas de optar por esta modalidad de trabajo en la gestión de Recursos Humanos, así como la importancia de utilizar un software de gestión del talento para aprovechar al máximo sus posibilidades y optimizar la gestión.
¿Qué es el Smart Working?
El Smart Working o Trabajo Inteligente es una modalidad de trabajo que está diseñada para que las personas puedan trabajar parte de su jornada desde casa y otra parte desde la oficina.
De este modo, se aporta la máxima flexibilidad para facilitar la conciliación. La tecnología lo hace posible y son muchas las empresas que están incorporando este modelo.
¿Por qué es importante el Smart Working en Recursos Humanos?
El Smart Working es importante en el ámbito de gestión de personas porque te ayuda a maximizar el éxito de tu plan de retención del talento y contribuye a la mejora de la productividad y la satisfacción laboral en las organizaciones.
Cuando las empresas cuentan con flexibilidad para poder trabajar en el entorno que les resulta más agradable, se facilita la conciliación y se da la oportunidad a personas que no se encuentran en la misma ciudad, o que prefieren trabajar desde casa para ser más productivas.
¿Cuáles son las ventajas del Smart Working?
Facilitar el Smart Working en las empresas supone importantes ventajas para las organizaciones, pero también para el personal que puede seguir esta modalidad de trabajo.
Veamos algunas de las ventajas del Smart Working para empresas y personal.
Mayor flexibilidad laboral
Por una parte, el Smart Working aporta una mayor flexibilidad laboral, ya que las personas no tienen que acudir a la oficina físicamente y en un horario fijo. Esto permite que puedan auto-organizarse y mejorar la iniciativa, el compromiso y la auto-gestión para poder rendir más y alcanzar los objetivos.
Aumento de la productividad
Cuando las personas trabajan en el entorno que más cómodo les resulta, pueden ser más productivas. Esto repercute directamente en un mejor funcionamiento de la empresa, ya que además se pierde menos tiempo. Las personas no tendrán que desplazarse o salir de la oficina para ir a comer, por lo que también se puede llegar antes al trabajo.
Mejora del bienestar de las personas trabajadoras
Las personas pueden sentirse más satisfechas cuando tienen la posibilidad de trabajar parte de la semana laboral desde casa. Esto influye en la motivación y bienestar de la plantilla, lo que ayuda a su vez a incrementar la satisfacción laboral y la fidelización del talento.
Optimización de recursos
Si parte del personal trabaja en su domicilio, se puede hacer un mejor aprovechamiento de las oficinas, evitando la masificación, e impidiendo también un uso intensivo de los sistemas informáticos o los puestos de trabajo.
Atracción y retención de talento
La gestión de Recursos Humanos se ve beneficiada en aquellas empresas en las que se apuesta por el Smart Work. Esto repercute en una capitalización del talento humano en el que la empresa ha estado invirtiendo, ya que si las condiciones laborales son satisfactorias, las personas preferirán seguir trabajando y creciendo en la misma organización.
Smart Working vs. teletrabajo
Es importante entender la diferencia entre Smart Working y teletrabajo. El teletrabajo supone trabajar desde casa la totalidad de la jornada laboral. El Smart Working, o Trabajo Inteligente, consiste en utilizar la oficina cuando es necesario y conveniente, por ejemplo para las reuniones de equipo, o cuando hay que realizar una tarea que requiere el contacto directo entre distintas personas de la plantilla.
Además, el Smart Working permite combinar lo mejor del teletrabajo y el trabajo en la oficina, ya que fomenta la flexibilidad sin dejar de lado la cohesión y el desarrollo de una cultura empresarial sólida.
¿Cómo aplicar en Smart Working en Recursos Humanos?
Hay diferentes fórmulas para acceder a los beneficios del Smart Working en las empresas. Desde tu Departamento de RRHH puedes aplicarlas para conseguir que el trabajo híbrido pueda desarrollarse de manera óptima, como el análisis de las necesidades de la empresa, la implantación de nuevas tecnologías que faciliten el trabajo colaborativo y la medición de resultados.
Evaluar necesidades y objetivos de la empresa
Considera cuáles son las necesidades reales de la organización y sus objetivos. Es posible que para muchos puestos de trabajo no sea imprescindible que el personal esté físicamente en la oficina. En muchas ocasiones, el presentismo puede arruinar la productividad. Aquellos trabajos que requieren concentración y se hacen de forma individual podrían ser los primeros en poder evolucionar hacia un modelo de trabajo híbrido.
Desarrollo de políticas flexibles
Crea una política de empresa flexible, que tenga en cuenta los beneficios del Smart Working como base para construir una plantilla comprometida y al mismo tiempo satisfecha con la organización.
Herramientas digitales y plataformas colaborativas
Analiza las herramientas de software que van a facilitar el trabajo colaborativo, empezando por un sistema de control de presencia digital, que permita cumplir con la normativa del control horario de manera precisa y sin fraudes. Esto se puede llevar a cabo utilizando un software de control horario y gestión del tiempo que se adapte a la legislación..
Facilita las herramientas de trabajo a tu personal (equipos, móvil de empresa…) y centraliza la información en herramientas de software para implementar el trabajo colaborativo.
Formación del equipo en habilidades digitales y gestión del tiempo
La formación debe ser clave para que los equipos híbridos puedan funcionar de forma cohesionada, organizar bien el tiempo y trabajar por objetivos. Entrena sobre todo las habilidades digitales de tu personal, que tendrá que adquirir autonomía para poder hacer el mejor aprovechamiento de las herramientas.
Medición de resultados y ajustes estratégicos
Analiza el desempeño del personal que ha pasado a la modalidad de Smart Working y estudia cómo ha beneficiado a la empresa. ¿Se están cumpliendo los objetivos? ¿En qué áreas se podría mejorar a través de una mejor formación?
Desafíos del Smart Work en Recursos Humanos
Existen una serie de desafíos para facilitar el Smart Work en las empresas. El Smart Working supone un reto para la gestión de los Recursos Humanos. Cuando las empresas cuentan con plantillas híbridas, con una parte del personal trabajando en remoto y otra en las instalaciones de la empresa, la gestión de personas se vuelve más compleja.
Por ejemplo, el control de presencia debe hacerse de forma digital. Hay que facilitar al máximo la comunicación interna para que los equipos trabajen de forma coordinada. La formación debe ser online y on live, de manera que los participantes en los cursos formativos a distancia puedan participar como si estuvieran allí.
Otro aspecto esencial es utilizar soluciones de software que faciliten el trabajo colaborativo. Hace falta que los Departamentos de Recursos Humanos evolucionen hacia soluciones de software que faciliten la gestión del Smart Working, tal como te explicamos en nuestra guía Smart Working y analítica avanzada. La nueva gestión de la evolución del empleado.
El software de gestión de Recursos Humanos debe ser el elemento vertebrador de la plantilla. Tanto si la persona empleada trabaja desde casa como si lo hace en la oficina deben existir elementos para que pueda fichar al inicio y finalización de su trabajo. Un sistema de control de presencia digital es la mejor solución para plantillas híbridas.
Por otra parte, el software de gestión de Recursos Humanos también actúa para medir el rendimiento de la persona trabajadora esté donde esté. A través de herramientas para la gestión de partes de trabajo, tu equipo puede rendir cuentas de las tareas realizadas cada día. Por otro lado, pueden acceder a la planificación de tareas cómodamente desde un dispositivo móvil.
Las personas pueden recibir formación a distancia, sin importar donde se encuentren. Esto permite que la gestión de una plantilla híbrida sea más eficaz, ya que se trabaja con una sola herramienta y los datos de desempeño y evaluación formativa se integran en un único registro de datos.
Cada profesional puede también solicitar los datos que necesite de la empresa en su Portal del Empleado, donde podrá acceder a documentos como contratos, nóminas o cualquier documento vinculado a su actividad. Podrá hacerlo cómodamente desde su usuario, sin necesidad de acudir personalmente al Departamento de Recursos Humanos.
Soluciones como Zucchetti HR es un software de gestión integral de Recursos Humanos que facilita la gestión de personas en entornos donde el Smart Working está cobrando un gran protagonismo.
Smart Working: el modelo del futuro
Muchas personas están convencidas de que el Smart Working es el modelo del futuro. Porque si bien el trabajo en la oficina ayuda a construir una cultura de empresa y contribuye a evitar el aislamiento y favorecer el trabajo en equipo, el trabajo individual en remoto puede reportar también importantes beneficios y además ayuda a mejorar la conciliación.
Ya conoces el impacto de la tecnología en la gestión del talento humano. La misión de las empresas ahora es implementar las soluciones que les permitirán mejorar sus indicadores de rendimiento desde todos los enfoques (desempeño, satisfacción laboral, formación….). Desde Zucchetti Spain te invitamos a utilizar las herramientas de software empresarial que van a facilitar la gestión del Smart Work en tu empresa.
