La organización de viajes de empresa ha experimentado notables cambios en los últimos años. Cada vez hay una mayor tendencia a estandarizar la gestión de viajes corporativos a través de herramientas tecnológicas, con un enfoque que dé prioridad a las personas al mismo tiempo que se mantiene el control de los gastos y se simplifica la administración.
Seguramente en tu empresa te hayas planteado dar un paso adelante para resolver las necesidades en este área. Por ejemplo, la importancia de supervisar racionalmente las solicitudes de gasto, o la posibilidad de proporcionar opciones que combinen ocio y trabajo (Bleisure) para potenciar el compromiso y la satisfacción laboral.
Veamos algunas de las tendencias en viajes de negocios que se están consolidando en 2025 y que es importante que adoptes en tu empresa para optimizar los procesos y proteger y fidelizar el talento en tu organización.
7 tendencias clave para los viajes de negocios en 2025
La gestión de viajes corporativos en las empresas se está enfocando cada vez más desde otra perspectiva. Por una parte, se utilizan herramientas tecnológicas como los software de gestión de gastos de viajes para planificar los gastos y llevar un control de la documentación, así como aprobar o rechazar las solicitudes de gasto. Por otro, se implementan cada vez más soluciones que contribuyan a mejorar la salud laboral desde un enfoque que mantenga el equilibrio entre los intereses de la empresa y el personal.
Veamos en qué consisten estas tendencias y cómo están afectando a las empresas.
Uso de IA y tecnología avanzada para la gestión de viajes
Cuando hablamos de tendencias en viajes de negocios, es inevitable mencionar la importancia de la Inteligencia Artificial. La combinación del Big Data y la IA permite analizar gran cantidad de datos sobre rendimiento, productividad, gastos y ROI en la gestión de viajes corporativos, lo que permite planificar y gestionar los gastos de viaje de una forma inteligente y orientada a la eficiencia.
Itinerarios de viajes de empresa personalizados
Otra de las tendencias cada vez mayor en boga es la posibilidad de personalizar los itinerarios de viaje para el personal de la empresa. Esto implica desde la posibilidad de seleccionar medios de transporte más idóneos a hoteles y otros aspectos similares, lo que aporta la posibilidad de maximizar la adaptación a los deseos y preferencias de cada persona, sin alejarse de la política de viajes corporativos.
Mayor énfasis en alojamientos sostenibles
La sostenibilidad es un aspecto que se tiene cada vez más en cuenta en los desplazamientos de las empresas. Esto también afecta de manera significativa a la elección de alojamientos, ya que muchas organizaciones prefieren utilizar aquellos que tienen una política orientada a la sostenibilidad y con los que comparten unos mismos valores.
Más medidas para mitigar la huella de carbono
Muchas organizaciones optan además por diversas medidas para reducir el impacto de los viajes corporativos en el medio ambiente. Esto supone, sin ir más lejos, planificar las rutas desde un enfoque eficiente y sostenible, no sólo teniendo en cuenta los gastos, sino también considerando la importancia de acortar el tiempo de desplazamiento o utilizar los medios que mejor permiten mitigar la huella de carbono.
Así, por ejemplo, muchos apuestan por el alquiler de coche en viaje de negocios, que puede ser compartido por varias personas de la empresa que van a un mismo destino, lo que es una forma de concentrar varios desplazamientos en uno, así como de limitar el gasto que supondría reembolsar a cada persona empleada si fueran en su propio vehículo.
Viajes que combinan múltiples reuniones y conferencias
En lugar de hacer varios viajes para distintas reuniones y conferencias, se procura agrupar varias conferencias y reuniones en un mismo viaje. Esto se puede llevar a cabo desde un enfoque orientado a la eficiencia, teniendo en cuenta la estrategia corporativa y los objetivos de cada viaje.
La idea es que esto pueda ayudar a la optimización de los gastos, pero no debe ir en detrimento de la salud laboral.
La consolidación del Bleisure (viajes de negocios combinados con ocio)
El Departamento de Recursos Humanos tiene mucho que decir sobre la forma en la que se enfocan los viajes de negocios. Lo ideal es apostar por el Bleisure como una forma de cuidar el talento y proporcionar distintas opciones de ocio a las personas que muestran el compromiso y nivel de esfuerzo que requieren los viajes corporativos.
Priorizar el bienestar de los viajeros
El bienestar del personal de la empresa que se desplaza por motivos de negocios debe ser prioritario en la organización. Las empresas deben procurar que los viajes no se conviertan en una fuente de estrés que acaben perjudicando a la satisfacción laboral.
Por otra parte, el esfuerzo para prevenir accidentes y enfermedades durante los desplazamientos o en el lugar de destino debe ser máximo. En esta línea, muchas compañías suelen contratar seguros de viaje para empresas.
¿Cómo un software de gestión de viajes de negocios puede ayudarte con esas nuevas tendencias?
Utilizar un software de gestión de viajes es esencial para desarrollar una política de viajes corporativos, planificar los viajes de empresa, decidir las rutas y alojamientos, proporcionar a las personas que se desplazan las ventajas necesarias para poder mejorar su experiencia y gestionar todos los aspectos administrativos.
Este tipo de software te permite gestionar y controlar los gastos de viaje (solicitud, supervisión, aprobación/rechazo) y gestionar la documentación asociada (facturas, tickets), así como también pasar a contabilidad los gastos deducibles y al sistema de nómina los reembolsos que haya que realizar, todo de forma automatizada para eliminar tareas manuales durante el proceso.
Desde Zucchetti Spain te invitamos a conocer ZTravel, el software de gestión de viajes más completo, innovador y avanzado, con el que podrás tener el control total de cada proceso vinculado a tus desplazamientos.
