Cada tipo de factura tiene un diferente valor legal, por lo que es diferente conocer a qué está destinada cada una y cuáles son sus características. No todos los tipos de facturas tienen los mismos requisitos, y es importante que podemos hacerlas correctamente para evitar problemas con Hacienda.
En este post te mostraremos los diferentes tipos de facturas en España y cuáles son sus principales características.
Factura ordinaria
Entre los tipos de facturas más habituales se encuentra sin duda la factura ordinaria.
Se trata de un documento en el que se recogen todos los datos de una operación comercial, entre lo que se incluye los datos del cliente y del proveedor, la descripción del producto o servicio, el precio, los impuestos y las retenciones.
Este tipo de factura es obligatoria siempre que se realice la compra de un bien o servicio, si bien hay que tener en cuenta que ciertos tipos de negocios pueden emitir en su defecto una factura simplificada (ticket), como es el caso de las empresas de hostelería, hasta un límite de 400 euros por factura.
Por otra parte, no hay que olvidar un cierto tipo de factura ordinaria, que es la factura comercial, y es la que utilizaremos en operaciones internacionales para asegurarnos de que se aplican los derechos arancelarios correspondientes sobre las mercancías.
Factura rectificativa
Las facturas rectificativas son aquellas que se utilizan para solventar errores de facturas anteriores. Deben llevar una secuencia diferente, así como hacer referencia a la factura a la que están corrigiendo. Es muy habitual realizar este tipo de facturas a final de año para asegurarse de que cuadra toda la contabilidad.
Factura recapitulativa
La factura recapitulativa es aquella que agrupa varias operaciones o entrega de bienes y servicios de un mismo mes en una sola factura. Se trata de una forma de no tener que emitir múltiples facturas a un mismo cliente, lo que permite simplificar la contabilidad.
Factura proforma
Cuando hablamos de qué tipos de facturas existen, es importante mencionar también la factura proforma, a pesar de que estrictamente hablando no tenga un valor fiscal.
Las facturas proforma no reflejan una transacción comercial, sino que simplemente se utilizan para detallar los productos y servicios y sus precios a modo informativo.
Factura simplificada
En determinados tipos de negocios, en lugar de emitirse una factura ordinaria se utiliza una factura simplificada. Se trata de un ticket o recibo en el que se contiene menos cantidad de información que en las facturas completas. Por ejemplo, en estos casos no se muestra el desglose del IVA, si bien debe indicarse el tipo impositivo.
Este tipo de facturas suele ser de bajo importe y facilitan las operaciones en determinados tipos de establecimientos, donde por ejemplo en el caso de la hostelería, donde se vende al consumidor final, no es posible solicitar los datos de facturación a clientes particulares (salvo que el propio cliente solicite factura).
Factura completa
Cuando hablamos de los tipos de facturas y sus características, no se suele mencionar la factura completa. En realidad, no se trata de un tipo diferente de factura al de la factura ordinaria. Este documento recoge todos los datos exigibles por la normativa fiscal, desde el nombre y el NIF del emisor y receptor hasta los detalles de la operación, así como el desglose del IVA.
Se utiliza en las transacciones comerciales que requieren un registro fiscal, debe llevar el desglose del IVA y es obligatoria en las transacciones de más valor.
Factura electrónica
Son aquellas facturas que se emiten en formato electrónico, y tienen el mismo valor legal que una factura de papel, si bien debe cumplir con determinados estándares y formatos específicos para ser legal. Hay que tener en cuenta que para muchas empresas ya existe la obligación de emitir facturas electrónicas en operaciones B2B y que en un futuro próximo esta obligación llegará también a las pymes y autónomos.
¿Qué diferencias existen entre los tipos de factura?
Las diferencias entre los diferentes tipos de facturas dependen con los requisitos que deben cumplir. Mientras que la factura de referencia es la factura ordinaria, y ésta debe cumplir con todos los datos, las facturas rectificativas sirven para corregir errores, las recapitulativas para agrupar varias operaciones con el mismo cliente durante un período y las simplificadas para realizar operaciones de bajo importe o en las que no se exige una factura completa.
Por su parte, las facturas proforma no tienen valor fiscal y tienen un mero valor informativo. Cualquiera de estas facturas mencionadas puede ser una factura electrónica, que debe emitirse si la ley así lo exige, pero también para facilitar la gestión de facturas y la digitalización de la empresa.
¿Cuándo usar cada tipo de factura?
En la mayoría de las facturas emitidas por empresas y autónomos, es necesario realizar una factura ordinaria. Sólo utilizaremos las facturas recapitulativas si se quieren agrupar muchas operaciones de un mismo mes, y las facturas rectificativas cuando se produzca algún error. Lo ideal es que hagamos siempre facturas electrónicas, y nos adaptemos cuanto antes a la obligación de emitir este tipo de facturas, de acuerdo con el nuevo reglamento de facturación.
Por su parte, determinados tipos de negocios, como la hostelería o los pequeños comercios, pueden emitir facturas simplificadas (tickets), siempre que el importe no supere los 400 euros.
¿Qué tipo de herramientas pueden agilizar la facturación de un negocio?
Uno de los grandes retos de las empresas es saber cómo llevar una gestión de facturas adecuada. Lo ideal hoy día es optar por la digitalización y utilizar un software ERP con el que puedas gestionar las facturas de manera digital.
Al hacer las facturas con un ERP, puedes hacer todos los tipos de facturas de manera correcta y sin preocuparte de si están o no cumpliendo los requisitos, ya que el propio software lo facilita. Esto facilitará también su contabilización de cara a realizar la contabilidad de tu empresa. La solución Solmicro ERP, disponible en una versión generalista, es un software de gestión empresarial con una interfaz visual y fácil de utilizar que puedes utilizar en la gestión de tus facturas.
