Las empresas necesitan abordar la digitalización de su Departamento de Finanzas para lograr un nivel de eficiencia y productividad adecuadas. La automatización de procesos permite eliminar los errores derivados de la gestión manual, así como ahorrar tiempo al equipo financiero.
Unas finanzas claras y precisas serán determinantes para mejorar la toma de decisiones, por lo que es esencial trabajar con herramientas que permitan facilitar los flujos de trabajo.
En esta línea, uno de los focos de mayor atención debe ser la gestión de los viajes de empresa, ya que es vital traspasar a las nóminas los reembolsos correspondientes de manera correcta y automatizada para evitar errores.
¿Qué implica la transformación digital del departamento financiero?
La digitalización del área de finanzas supone implementar una herramienta que permita almacenar y clasificar todos los datos de facturas y llevar la gestión de la contabilidad de la empresa de manera automatizada. Pero además tiene que haber integración con el área de nóminas a través de un software de control de gastos de viajes, ya que si se hace una gestión manual eso supondrá una cantidad enorme de trabajo extra para el equipo de finanzas.
La transformación digital de las finanzas se traduce, en primer lugar, en la optimización de los flujos de trabajo y el almacenamiento centralizado de toda la información. A través del ERP y su integración con otras herramientas de software, cada área involucrada podrá acceder a los datos y automatizar su procesamiento para que no existan errores.
Principales beneficios de la digitalización del departamento financiero en la gestión de gastos de viaje de negocios
La digitalización del Departamento de Finanzas permite obtener informes financieros exhaustivos, claros y transparentes, facilitar la gestión de los flujos de trabajo y optimizar los presupuestos para evitar los gastos cultos y reducir los costes indirectos.
Personalización de los informes financieros
Disponer de un registro centralizado de los datos financieros te permite disponer de informes financieros en tiempo real con los que poder tomar decisiones en tu empresa. Esto puede ser útil a la hora de evaluar tus gastos y hacer una comprobación de su evolución a lo largo del tiempo, de cara a adecuar tus políticas de gastos.
Integración con otras herramientas de gestión
La integración de procesos es clave para el funcionamiento eficiente de toda el área administrativa. Por eso la digitalización te permitiría disponer de un registro único de datos compartido por las distintas herramientas de software, lo que facilitaría la comunicación interna y la gestión del workflow en tu organización. Es esencial, sin ir más lejos, que la gestión de los gastos de viajes de empresa impliquen una plena integración del área de facturación, contabilidad, Recursos Humanos y equipos involucrados.
Análisis para optimizar presupuestos futuros
El análisis de los datos a través de informes financieros te permite ver qué se ha gastado y en qué, así como tomar decisiones para optimizar los presupuestos futuros. Uno de los aspectos que vas a poder analizar es la productividad personal en los viajes de trabajo, de manera que puedas valorar si el viaje o desplazamiento ha sido rentable, o qué aspectos deberían optimizarse para que pueda serlo.
Ahorro en costes indirectos
La digitalización de las finanzas tiene un fuerte impacto en el ahorro de los costes indirectos, tanto de los gastos de viajes corporativos como de los procesos administrativos asociados a la gestión financiera en todas sus facetas.
Gracias a la automatización, se pueden reducir los errores producidos por tareas manuales, optimizar la gestión del tiempo del personal, eliminar el papel y los costes de gestión documental, mejorar la eficiencia en la gestión de los pagos y cobros y tener un mayor control y prevención del fraude, a fin de evitar la imputación de gastos indebidos en la empresa.
¿Cómo iniciar la transformación digital del departamento financiero en una empresa?
La digitalización financiera de una empresa debe empezar por una evaluación de sus necesidades. Esto permitirá establecer unos criterios técnicos para determinar el tipo de software más adecuado para abordarlas.
Generalmente, la gestión financiera de una empresa se puede llevar de forma digital a través de un sistema ERP. Pero no todas las empresas que utilizan un software ERP están realmente digitalizadas, ya que si no hay integración de procesos y si no se asegura la interoperabilidad entre herramientas de software, el trabajo manual sigue siendo elevado y no se puede mejorar la productividad.
Implantar un software ERP flexible, personalizable, completo y moderno como Solmicro ERP, con la ayuda de Zucchetti Spain, te permite acceder a un completo ecosistema de soluciones compatibles con las que puedes asegurar un funcionamiento óptimo y una adecuada integración de procesos para reducir el trabajo manual y potenciar la eficiencia y la optimización de los costes.
¿Cómo ayuda un software de gestión de viajes de negocio en la transformación digital del departamento financiero?
El software de gestión de viajes es la herramienta de planificación que te permite controlar gastos y desplazamientos, asegurar el cumplimiento de las políticas de empresa y garantizar el cumplimiento normativo.
Esta herramienta te permite por ejemplo planificar la inversión que estás dispuesto a realizar en los viajes de negocios, como por ejemplo pagar un seguro de viajes para empresas, y poder aplicar las deducciones necesarias. Pero también aplicar las dietas y gastos de desplazamiento en la nómina en caso de tener que efectuar reembolsos.
En definitiva, un software de gestión de viajes de negocio va a ser el complemento perfecto para garantizar una transformación digital inteligente de tu área de finanzas, ya que esto te permitirá no sólo tener en cuenta los gastos habituales en nóminas y costes de producción, sino también los gastos de desplazamiento o gastos eventuales relacionados con los viajes corporativos.
