GENERALI ESPAÑA

GENERALI empleaba un sistema tradicional para gestionar los gastos de sus empleados, que implicaba múltiples tareas manuales y originaba errores y reclamaciones, pérdidas de tiempo y una falta de visibilidad y transparencia que la empresa veía necesario eliminar.

Con este objetivo, GENERALI buscaba implantar un sistema ágil e inmediato, que proporcionara una mejor experiencia a todos los implicados, facilitara la digitalización y una cultura empresarial sin papeles, y diera respuesta a las nuevas necesidades determinadas por la pandemia, como era garantizar la seguridad de los trabajadores en sus desplazamientos.

GENERALI necesitaba una herramienta con la que automatizar la gestión de los gastos de viaje y que cubriera diferentes aspectos estratégicos para la compañía:

• Impulsar la transformación digital:
  • Integrar y agilizar todas las funciones relacionadas con la gestión de viajes en un workflow único (desde el reporte hasta la contabilización).
  • Garantizar la máxima eficiencia y control analítico.
  • Optimizar y ahorrar tiempo en tareas administrativas.
  • Mejorar la experiencia de los empleados

• Impulsar la política paperless y su compromiso de sostenibilidad. Minimizar el uso del papel en los procesos relacionados con la gestión de viajes.

• Garantizar la seguridad de los trabajadores en sus desplazamientos en la era pos-Covid:
  • Diseñar modelos estratégicos de gestión del riesgo más fiables
  • Facilitar la comunicación y la identificación de las zonas de mayor riesgo: informes de riesgo, sistemas de geolocalización…

Zucchetti Spain ha implantado ZTravel Next en GENERALI España, solución elegida por su versatilidad y adaptabilidad a las necesidades de cada trabajador.

ZTravel Next se ha integrado completamente con los distintos aplicativos de la compañía y se ha conectado con su sistema contable. La solución vincula a cada usuario de manera automática y actualizada a su perfil para un rápido acceso a su historial de liquidaciones y pagos.

Esta implantación ha permitido agilizar y simplificar el trabajo de los empleados viajeros, de los responsables financieros y de los encargados de validar los gastos, con la máxima seguridad. Ahora hay un mayor seguimiento y control de los gastos gracias a los informes de liquidación, que facilitan la toma de decisiones basada en datos relevantes.

ZTravel Next permite ahorrar tiempo y eliminar errores, con lo que GENERALI España ha ganado en rentabilidad y eficiencia. Además, se ha mejorado la experiencia de todos los implicados, gracias a una mayor transparencia en la política de viajes y una gestión de gastos simplificada.

Con la implantación de ZTravel Next, se ha automatizado la gestión de los gastos de viajes y desplazamientos de GENERALI España, con importantes beneficios para la compañía:

• Mayor agilidad en los procesos
• Gestión en movilidad a través de la APP
• Cálculo automático de los gastos de kilometraje
• Gestión sencilla de dietas
• Conciliación de pagos con tarjetas de empresa
• Paperless gracias a la digitalización de los procesos
• Control inteligente del proceso gracias a la validación automática de los gastos
• Configuración personalizada de workflows de validación
• Gestión avanzada e integrada de la contabilidad con los sistemas corporativos
• Seguridad en el pago de gastos
• Reducción de riesgos de gastos no conformes
• Seguimiento y control eficiente de las transacciones

Martí Jo Ruiz, Director de Contabilidad de GENERALI España afirma que “ahora trabajamos con una herramienta enfocada al Business Intelligence. Facilita la toma de decisiones inteligentes y ofrece precisión en los datos gracias al empleo de la tecnología de reconocimiento inteligente OCR+, a los distintos paneles de control interactivos que ofrece para optimizar la visualización de los datos y al reporting completo y riguroso que presenta”, y destaca las tres de las principales ventajas de ZTravel: la eliminación del papel, la simplificación de procesos y el acceso multidispositivo.

A finales de enero de 2021 se abrió la solución a todos los empleados de la compañía para gestionar sus gastos de desplazamientos. La implementación de ZTravel Next está teniendo una buena acogida gracias a su planteamiento enteramente digital, a la posibilidad multidispositivo para acceder a la aplicación y al carácter intuitivo en su uso.

Este despliegue está siendo progresivo, debido a las restricciones derivadas de la pandemia, por las que muchas de las funciones habituales actualmente no se están realizando. Conforme se recupere la movilidad, se irá difundiendo el uso de la aplicación entre los empleados de GENERALI España hasta su completa implantación.

Responde Martí Jo Ruiz – Director de Contabilidad de GENERALI España

Debido al gran número de empleados y a su amplia red de distribución, para GENERALI era necesario dar el salto a una aplicación enteramente digital. Una aplicación que, además, eliminará el papel para cumplir así con nuestro compromiso de la sostenibilidad. Buscábamos también, un aplicativo que permitiera una mayor agilización en los procesos administrativos.

Tras identificar las áreas de mejora llevamos a cabo una comparativa entre los principales proveedores del sector y nos decantamos por ZTravel por la versatilidad de su uso, ya que ofrece, prácticamente, los mismos servicios vía Web y APP, a través de ZTravel Next. También por tratarse de una solución que se adaptaba bien al día a día de los trabajadores.