Grupo Calidad Pascual

Calidad Pascual, una gran empresa familiar, cuenta con una infraestructura industrial y comercial que le permite afrontar su estrategia de crecimiento y liderazgo con éxito. A través de 6 plantas industriales se abastece de las diferentes categorías de producto que ofrece al mercado, y gracias a sus comerciales, gestiona la distribución de forma especializada, flexible y focalizada. Todo ello, implica, necesariamente, la utilización de la tecnología para facilitar la operativa, desde el punto de vista comercial, pero también a nivel administrativo y financiero.

Jose Eugenio Sacristán Cervero, Responsable de aplicaciones SAP en Calidad Pascual explica que la implementación de HR Mobility como solución de gestión del “Business Travel” responde de manera eficiente a las necesidades de movilidad que plantea la gestión ordinaria de su fuerza de ventas. “La tecnología nos supone la libertad de poder conectarnos a través de cualquier dispositivo móvil”.

Por su parte, Francisco José Álvarez Muñoz, jefe del departamento de Servicios Centralizados en Calidad Pascual resalta la optimización del proceso de Business Travel orientado a la gestión de notas de gastos de sus viajeros. “Por el tipo de distribución que hacemos nuestros comerciales están siempre en la calle, en movimiento. Esta actividad genera una serie de gastos que reportan directamente a través de los dispositivos móviles, con absoluta seguridad y ganancia de tiempo”.

Según los responsables de Calidad Pascual, los objetivos conseguidos con este proyecto son:

• Impulsar la movilidad de la fuerza comercial
• Facilitar la comunicación y la relación interdepartamental en una organización descentralizada
• Ventaja “Paperless”: no solo por las ventajas económicas que ello supone sino por la mejora en los procesos y el compromiso con el medio ambiente
• Transformación digital de los procesos administrativos y de reporte y aprobación de gastos

Calidad Pascual buscaba una solución que diera respuesta a sus requerimientos de gestión de gastos y viajes, así como un socio tecnológico especializado en el “Business Travel” que le acompaña en todo el proceso aportando las mejores soluciones en cada etapa.

“HR Mobility nos ha proporcionado una solución cómoda, fácil de usar; un aplicativo que nos facilita los reportes que, a nivel comercial, necesitamos para obtener el máximo rendimiento, que nos ahorra tiempo, que nos provee de información en tiempo real, que nos permite buscar nuevas alternativas comerciales y nos pone en mejor disposición para negociar con proveedores”, dice Francisco José Álvarez Muñoz, jefe del departamento de Servicios Centralizados en Calidad Pascual.

La capacidad para integrarse con otras aplicaciones con las que ya se trabajaba previamente en Calidad Pascual ha sido una de las grandes ventajas que aporta HR Mobility, en concreto, como explica José Eugenio Sacristán, Responsable de aplicaciones SAP en Calidad Pascual, “HR Mobility se integra perfectamente con el sistema de gestión contable de SAP y nos ha permitido ir ampliando dicha integración, por ejemplo, al sistema de contabilización de facturas de gastos del empleado.”

«Está claro que la flexibilidad de la solución ZTravel a nivel de personalización es determinante también para Calidad Pascual. Esto le ha permitido responder a las complejidades propias de una gran empresa usando parámetros que son comunes para todo el mundo. Las respuestas son las mismas para todos. Es decir, se ha establecido una normalización de la Policy Travel», asegura Francisco Jose Álvarez Muñoz

Desde el principio, hace ya 4 años, ha habido un gran compromiso e implicación mostrados desde todos los niveles de la organización, conocedores de la oportunidad de mejora que suponía la implantación de esta solución para la gestión del “Business Travel”.

Los 2.500 empleados tienen acceso a la APP. Pueden descargarla y utilizarla a través de cualquier dispositivo móvil o PC. Una vez generado el gasto, se captura la imagen del ticket o factura de una forma sencilla con tecnología OCR y se puede eliminar el papel. Este proceso está certificado ante la AEAT.

Posteriormente, se le envía la hoja de gastos al responsable. Este recibe un correo o notificación tipo “PUSH” avisándole de que tiene un documento pendiente de aprobar o revisar. En cualquier punto en el que se encuentre y en cualquier momento y lugar puede tomar la decisión correspondiente. Es decir, aprobarlo, rechazarlo o mandarlo a quien proceda para su revisión.

En Calidad Pascual se generan tres tipos de gastos:

• Gastos específicos del viaje (comidas, kilómetros, hoteles, …)
• Gastos diversos (necesidades concretas que pueden surgir en el transcurso de un desplazamiento)
• Gastos asociados a la filosofía de Calidad Pascual Saludable, focalizados al bienestar y la salud de los empleados (asistencia eventos deportivos, prácticas deportivas, …)

Si el gasto, tanto ticket como factura completa, cumple con todos los requisitos normales alojados en la Política de Gastos establecida por la compañía, se aprueba y pasa a contabilidad donde permanecerá pendiente de contabilizarse.

Si los gastos son extra-política, es decir, se salen fuera de los parámetros establecidos a nivel corporativo, el responsable le dará el visto bueno para que Servicios Centralizados compruebe la validez del cargo y se proceda a la liquidación correspondiente.

Todo este proceso se realiza de manera autónoma y conectando automáticamente con SAP, desde donde se realizarán las órdenes de pago.

Francisco José Álvarez Muñoz añade, además, que “a nivel interno la figura del responsable es la que más ha cambiado. Al desaparecer el visado manual de las hojas de gastos, el rol del responsable es crítico porque será él quien finalmente aprueba el gasto”.

Actualmente, los 2.500 usuarios de Calidad Pascual están gestionando unas 40.000 notas de gastos y más de 100.000 tickets al año, reportando entre otros, los siguientes beneficios:

• Ganancia de tiempo por parte del empleado, aprobadores y personal administrativo
• Eliminación del papel
• Integración con el resto de los sistemas, especialmente con SAP
• Explotación de la información en HR Mobility a través de consultas, gráficos e informes personalizados
• Acceso desde cualquier dispositivo, en cualquier momento y lugar

Además de la optimización del proceso -objetivo prioritario del proyecto- la implantación de HR Mobility ha permitido ahorrar costes, tanto en la eliminación del papel -10.000 € al año aprox.-, en la reducción de errores que reporta unos 5.000 € más.

Eliminar el papel ha sido un requisito muy importante para la firma. Calidad Pascual proporciona con su política de “Paperless” la seguridad de disponer de toda la información necesaria en un repositorio centralizado al que se puede acceder de manera sencilla y rápida con los permisos adecuados. Además, ratifica su compromiso con el respeto al medio ambiente.

En términos generales, desde Calidad Pascual se apuntan algunas cuestiones relevantes:

1. La tecnología OCR permite introducir de una manera más rápida y sencilla los gastos de viaje aprovechando las ventajas de la lectura óptica. Y, el hecho de contar con un equipo humano que acredita la correcta validación del 100% de todos los documentos que pasan por la aplicación es también una garantía.
2. Que HR Mobility sea una aplicación Cloud, pudiendo trabajar con cualquier dispositivo móvil, proporciona la flexibilidad y comodidad que Calidad Pascual necesita (y más en la actualidad) para su entorno de Business Travel, pudiendo acceder en cualquier momento y desde cualquier lugar a la plataforma.
3. Integración con sus sistemas corporativos (SAP)
4. Conservación digital certificada.Porque permite certificar y almacenar digitalmente las notas de gastos y los justificantes, eliminando el papel.

Se está trabajando una integración más robusta con las herramientas de autorreserva para la contratación de servicios de viaje.

Por último, los responsables del proyecto en Calidad Pascual confían en que la solución siga siendo igual de flexible que hasta el momento y facilite la incorporación de nuevos “satélites” o funcionalidades.