Desmaterialización completa del flujo de documentos
Un requisito previo para el funcionamiento de Zucchetti DMS es Zucchetti Application Framework, que es el corazón y el alma de Zucchetti HR Suite. Éste implementa dos conceptos innovadores en el campo de la gestión empresarial, con el consiguiente impacto también en la gestión de documentos: el espacio de trabajo virtual y la oficina sin papel.
El espacio de trabajo virtual es un espacio donde todos los miembros de una organización (empleados, agentes, clientes y proveedores) pueden acceder de manera personalizada a los datos y servicios que necesitan para realizar sus tareas, mientras que la oficina sin papel es un enfoque diseñado para eliminar o reducir archivos y documentos en papel, fomentando el intercambio electrónico de documentos tanto dentro como fuera de la empresa.
Sobre la base de estos paradigmas organizacionales, los usuarios tienen un espacio de trabajo virtual al que pueden acceder a través de su escritorio electrónico (MyDesk), que les permite acceder a los datos de manera personalizada, realizar transacciones y colaborar con otros usuarios del “ecosistema” corporativo. La agenda, el correo, la libreta de direcciones y la gestión de procesos empresariales completan las funciones de MyDesk.
Los datos se adquieren a través de una función especial para el protocolo de documentos entrantes o salientes que, además de asignar un número progresivo, permite enviar el documento directamente al escritorio electrónico (MyDesk) de uno o más usuarios.
La función de protocolo no sólo genera el registro de protocolo, sino que también permite la distribución rápida y fácil de documentos entrantes y salientes, lo que reduce drásticamente los tiempos de intercambio y colaboración. La función también permite indicar los detalles del protocolo (número, fecha, registro…) en el documento electrónico, para que las reimpresiones o vistas del documento se integren con esta información.
Zucchetti DMS está integrado con el software de gestión Zucchetti (Ad Hoc Zucchetti, Ad Hoc Enterprise, Ad Hoc Revolution, Gestionale 2, Gestionale 1, Mago.net) para archivar y gestionar todos los documentos administrativos del ciclo activo y pasivo, logística y producción.
Zucchetti DMS también se puede integrar con software de terceros, garantizando la uniformidad y disponibilidad de la información independientemente de las aplicaciones que la generaron.
